GoBS archiviazione legalmente sicura delle e-mail obbligatoria

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Archiviazione e-mail legalmente sicura secondo GoBD

Su 1. Gennaio 2017, entreranno in vigore i "Principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e registri in formato elettronico e per l'accesso ai dati" (GoBD). Ciò include anche le norme per l'archiviazione legalmente conforme di e-mail e allegati e-mail, per i quali non vi sono più eccezioni dalla data chiave. Il GoBD sostituisce tutte le altre disposizioni del Ministero federale delle finanze (BMF), che in precedenza erano destinate alla conservazione dei documenti aziendali. Questi sono in dettaglio i "Principi per l'accesso ai dati e la verificabilità dei documenti digitali" (GDPdU), nonché i "Principi di adeguati sistemi contabili computerizzati" (GoBS).

Con il rilascio di GoBD su 14. Nel novembre 2014, il BMF ha principalmente tenuto conto del fatto che lo scambio di dati elettronici, la contabilità cartacea e la documentazione archiviata digitalmente di tutte le transazioni commerciali rilevanti sono all'ordine del giorno nel contesto economico odierno per le aziende di tutte le dimensioni e il loro campo di applicazione continuerà a crescere in futuro. Le e-mail sono un caso speciale in questo contesto e ci sono alcune cose da considerare per conformarsi ai requisiti GoBD.

Principi di archiviazione e archiviazione della posta elettronica

Non è necessario archiviare un saluto di Natale o di compleanno puro a uno o più partner commerciali. Tuttavia, non appena un'e-mail assume la funzione di una lettera commerciale o di una ricevuta, deve essere archiviata nello stesso modo di altri documenti in base ai normali periodi di conservazione. Lo stesso vale per tutti gli allegati con rilevanza fiscale, ovvero fatture, offerte, ecc. Se il testo dell'e-mail viene utilizzato solo come lettera di accompagnamento con la quale viene inviata una fattura, un'offerta o una bolla di consegna, può essere eliminato. Questo può essere paragonato a una busta per lettere che viene gettata nel cestino della carta straccia dopo che il contenuto è stato rimosso. In questo caso, viene archiviato solo l'allegato, ma su cui devono essere registrate tutte le informazioni obbligatorie per una valutazione fiscale (di vendita).

Disponibilità costante e valutazione della macchina richiesta

Tutte le e-mail soggette all'obbligo di archiviazione devono, come tutti gli altri documenti e documenti generati elettronicamente, compresi gli allegati, essere sempre disponibili per la revisione, completamente protetti contro la manomissione da parte di terzi. È inoltre necessario assicurarsi che le e-mail archiviate possano essere valutate dalla macchina. Secondo i regolamenti del GoBD, non è sufficiente stampare i documenti e conservarli in copia. Se si utilizza un metodo di crittografia per l'archiviazione delle e-mail, si è anche tenuti a fornire un accesso non crittografato per qualsiasi controllo fiscale. Ciò garantisce che i documenti possano essere controllati mediante ricerca full-text e valutati dalla macchina.

Scadenze per l'archiviazione della posta elettronica

Il periodo di conservazione è da sei a dieci anni, a seconda della rilevanza fiscale e del tipo di e-mail. Il periodo inizia sempre con la scadenza dell'anno civile in cui è stata creata l'e-mail. Ciò significa che hai una lettera di 2. Gennaio quasi sette o undici anni devono archiviare, perché il periodo inizia il prossimo 1. Gennaio. Per tutte le società e i commercianti, queste normative rappresentano il GoBD uno sforzo da non sottovalutare, poiché tutte le fatture, lettere commerciali, offerte, bolle di consegna, ecc. Devono essere conservate in conformità al GoBD e rese disponibili su richiesta in qualsiasi momento. Per questo, devono essere rese disponibili risorse sufficienti.

La gestione di e-mail private

Alcune società consentono ai propri dipendenti di utilizzare il proprio server di posta o il provider di posta elettronica privato dell'azienda. In questo contesto, sorge la domanda su come gestire i messaggi privati ​​relativi all'archiviazione. I dipendenti possono concordare con un paragrafo corrispondente nel contratto di lavoro o accordo interno che le loro e-mail siano archiviate. Tuttavia, potrebbero esserci problemi di privacy qui perché anche la privacy dei mittenti e dei destinatari esterni è interessata. Pertanto, si consiglia di garantire una rigorosa separazione tra e-mail aziendali e private o di vietare la corrispondenza privata sui server in generale.

Soluzione software o lavoro manuale?

Un libero professionista o una società molto piccola potrebbe essere ancora in grado di gestire le attività di archiviazione della posta elettronica "a mano". Tuttavia, da una certa dimensione i costi e gli sforzi aziendali non sono più in una relazione ragionevole con il vantaggio. In questo caso, fondamentalmente solo una soluzione software valida e sicura che soddisfa i criteri per la certezza del diritto e consente la valutazione automatica e una ricerca full-text aiuta. Tale software deve soddisfare almeno i seguenti cinque compiti. Tutte le e-mail in entrata e in uscita devono essere completamente registrate e salvate. Ciò è utile prima dell'inoltro ai destinatari. Inoltre, l'archiviazione deve essere fedele all'originale e senza perdita di informazioni. In terzo luogo, dovrebbe essere garantita una protezione sicura contro la manipolazione. L'accesso da parte degli utenti di base che non dispongono dei privilegi di amministratore deve essere impedito durante il periodo di conservazione per evitare eliminazioni premature. E, ultimo ma non meno importante, un software di archiviazione deve fornire un accesso continuo e completo in caso di verifica fiscale.

Se risolvi e risolvi correttamente tutti i problemi, non avrai problemi con l'ufficio delle imposte per quanto riguarda l'archiviazione della posta elettronica.

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